질문 잘하는 법과
문서 업무에 바로 쓰기

1. 지시문의 5가지 패턴

AI에게 보내는 지시문을 프롬프트라고 부릅니다. 아래 5가지를 조합하면 대부분의 업무 지시가 됩니다. 다 쓸 필요는 없고, 필요한 것만 골라 씁니다.

TIP — 한 번에 완벽한 지시문을 쓰려 하지 마세요. 일단 시키고, 결과를 보고 "더 짧게", "두 번째 항목만 자세히" 처럼 이어서 고치는 것이 더 빠릅니다.

2. 나쁜 예 → 좋은 예

같은 일을 시켜도 지시문에 따라 결과 차이가 큽니다.

[나쁜 예]
보고서 써줘

[좋은 예]
너는 제조업 회사의 기술기획 담당자야.        ← ① 역할
아래 회의 메모를 바탕으로,                  ← ② 재료
'AI 도입 검토 결과' 보고서 초안을 써줘.
형식: 개요 - 검토 내용 - 결론 - 향후 계획   ← ③ 형식
조건: 개조식, A4 1장 분량, 존댓말           ← ④ 조건

(여기에 회의 메모 붙여넣기)

차이는 하나입니다. 나쁜 예는 AI가 알아서 추측하게 만들고, 좋은 예는 추측할 것을 없앱니다.

3. 문서 업무 실습 4가지

아래 지시문을 복사해서 재료만 바꿔 넣으면 바로 쓸 수 있습니다.

3-1. 긴 문서 요약

아래 글을 요약해줘.
- 핵심 내용 3줄
- 그 아래에 상세 요약 10줄
- 숫자나 날짜가 나오면 빠뜨리지 말 것

(긴 글 또는 PDF 파일 첨부)

3-2. 보고서 초안

아래 메모를 '출장 결과 보고' 형식으로 정리해줘.
형식: 목적 - 일정 - 주요 내용 - 특이사항 - 후속 조치
조건: 개조식, 각 항목 3줄 이내

(메모 붙여넣기)

3-3. 회의록 정리

아래 회의 녹취 메모를 회의록으로 정리해줘.
- 결정사항 / 논의사항 / 할 일(담당자, 기한)을 표로 구분
- 발언자 이름은 이니셜로 바꿔줘

(메모 붙여넣기)

3-4. 메일 문안

협력사에 납기 일정 조정을 요청하는 메일을 써줘.
- 기존 납기: 9월 5일 → 요청: 9월 12일
- 사유: 자재 입고 지연
- 정중하지만 짧게, 5문장 이내

TIP — 자주 쓰는 지시문은 메모장에 저장해 두고 재료만 바꿔 쓰세요. 이것만으로 문서 작업 시간이 눈에 띄게 줄어듭니다.

4. 결과 검증 습관

AI 결과물을 그대로 제출하면 안 됩니다. 세 가지를 확인하세요.

1. 사실 확인 — 날짜, 수치, 인명, 법규 인용은 반드시 원문·원출처와 대조합니다. AI는 틀린 내용을 자신 있게 쓰는 경우가 있습니다(환각).
2. 빠진 것 확인 — 요약은 원문의 핵심이 빠지지 않았는지 훑어봅니다. "혹시 빠뜨린 중요 내용 있어?"라고 되물어도 됩니다.
3. 말투 확인 — 사내 문서 관례와 다른 표현은 직접 고칩니다. 최종 문서의 책임은 작성자에게 있습니다.

5. 자주 묻는 질문